Abrir una oficina de representación en Italia

Apertura de la Oficina de Representación (RO) en Italia

Una empresa extranjera que planea hacer negocios en el mercado italiano, como primer paso, para hacer relaciones públicas y desarrollar contactos comerciales y un enfoque gradual antes de la apertura de una empresa o sucursal, puede abrir una Oficina de Representación (RO) ( Ufficio di Rappresentanza).

La ley en Italia da una definición legal de oficina de representación en el art. 162 de TUIR (Testo Unico Imposte sui Redditi), que es el código uniforme de impuesto sobre la renta en Italia; El RO es una entidad comercial que ha sido introducida por la práctica estándar con referencia al Convenio Modelo de la OCDE para evitar la doble imposición.

Antes de explorar los principales tipos de oficinas de representación en Italia, considere la oportunidad de obtener su Código fiscal italiano, uno de los principales documentos que necesitará.

Las oficinas de representación

En la práctica estándar, hay dos tipos de RO:

La «mera oficina de representación» y
La oficina de representación, que no realiza solo actividades de relaciones públicas.
El «simple RO» en Italia es un lugar fijo de negocios (es decir, en una oficina en alquiler) de una empresa extranjera cuyas actividades se realizan única y exclusivamente para:

Desarrollo de relaciones públicas con potenciales socios y clientes.
Actividades de marketing y promocionales, o
Investigación científica o
Investigación de mercado o
Actividades de recopilación de otra información.
El simple RO realiza actividades preparatorias y auxiliares para la empresa extranjera para ingresar al mercado italiano.

El simple RO no puede realizar actividades comerciales o de producción, por lo que no puede emitir facturas por bienes o servicios vendidos.

Bajo consideraciones fiscales, el simple RO no se considera un Establecimiento Permanente en Italia (Stabile Organizzazione Fiscale) de una compañía extranjera, por lo que no está sujeto a impuestos en Italia.

El simple RO no está obligado a mantener libros de contabilidad, borradores de estados financieros anuales, presentar impuestos sobre la renta o declaraciones de IVA.

El simple RO en Italia tiene que mantener todos los documentos y cuentas relacionadas con los gastos (es decir, los costos de personal, equipo de oficina, alquiler, etc.) que serán asumidos por la empresa madre extranjera en el extranjero.

Para establecer un simple RO en Italia, es necesario registrarse en la oficina competente llamada REA (Repertorio Economico Amministrativo) en función de la ubicación donde se va a iniciar el RO.

El representante legal de la RO en Italia de la empresa extranjera debe presentar un archivo para obtener la liberación del código fiscal de identificación personal (codice fiscale) a la embajada o consulado italiano en el extranjero en el país de la empresa matriz o en Italia en la Agencia delle Entrate (la autoridad fiscal italiana).

Después de ese paso, el representante legal solicitará la liberación del código de identificación fiscal para el mero RO (también por poder otorgado a un tercero designado, generalmente un abogado en Italia) mediante la presentación de Notificación Única (Comunicazione Unica).

Las características del RO, que no realiza solo actividades de relaciones públicas, son las siguientes:

Exhibición de bienes
Compra y almacenamiento de bienes
Reuniendo información
Publicidad
Realizar estudios de mercado
Otras actividades auxiliares o preparatorias
Es un establecimiento permanente sujeto a impuestos en Italia.
Tiene que obtener la liberación de un código de IVA de la Agencia delle Entrate (Oficina de la Agencia de Ingresos) (el representante legal presentará la solicitud personalmente o también mediante un poder otorgado a un tercero designado, generalmente un consultor en Italia) a través de la presentación de notificación única (Comunicazione Unica)
Mantenimiento de libros de contabilidad.
Redacción de estados financieros anuales
Pago de impuestos sobre la renta o declaraciones de IVA
Informe anual con la Cámara de Comercio pertinente.
Para incorporar un RO en Italia, es necesario inscribirlo en la oficina del «Repertorio Economico Amministrativo» en la Cámara de Comercio territorial competente (CCIAA) donde se va a establecer el RO.

Para la incorporación de la RO es necesario presentar al CCIAA territorial los siguientes documentos:

1) Poder para un abogado en Italia liberado por el representante legal de la empresa

2) Certificado emitido por el registro de la empresa competente en el estado donde la empresa incorporadora tiene el asiento legal que indica los datos personales del representante legal de la empresa, traducido al italiano por un traductor jurado y autenticado con el procedimiento de Apostilla por un notario en el estado de la empresa matriz o el consulado o embajada italiana

3) Fotocopia del pasaporte del representante legal.

4) Código de identificación fiscal de la persona individual que será designada como representante legal de RO Italia, liberada por el consulado o embajada de Italia en el estado en el extranjero o por la Agencia delle Entrate en Italia

5) La «muestra R» será completada y presentada por un contador italiano

6) La «muestra UL» que indica la dirección en Italia del RO, será completada y presentada por un contador italiano

7) La «muestra P» será completada y presentada por un contador italiano

El poder según el punto 1) se entregará al abogado italiano para que complete la presentación electrónica ante el CCIAA competente.

El RO no debe estar inscrito en el Registro de la empresa.

El RO no debe presentar ningún balance anual.