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Documentos y Certificados entre Italia y países extranjeros: La Apostilla

what is apostille

Si vienes a Italia desde el exterior, puedes tener documentos extranjeros que deben ser traducidos y validados institucionalmente. El ordenamiento jurídico italiano, como el de otros países europeos, incluye la llamada apostilla para certificados como:

  • nacimiento
  • casamiento
  • muerte
  • diploma de escuela secundaria
  • título universitario
  • Dueño de propiedad
  • escrituras de venta

Todos los documentos que se registran y redactan en el extranjero necesitan un documento que acredite la firma de una autoridad válida del país de origen.

¿Qué es una Apostilla?

La apostilla es una forma especial de darle validez legal a los documentos. Es un sello que se coloca en documentos o certificaciones emitidas por autoridades extranjeras con el fin de certificar su autenticidad y hacerlos válidos en el país donde se debe presentar el documento: en los casos más comunes que tratamos, desde Estados Unidos/Reino Unido. a Italia y viceversa.

Cuando se trata de documentos legales en países de los que no es ciudadano, es posible que deba obtener una Apostilla. Entonces, si está trabajando con documentos legales en Italia como ciudadano de los EE. UU. (o en los EE. UU. como ciudadano de Italia), este es el proceso al que se someterá.

¿Dónde es válido?

El procedimiento de apostilla es válido para todos los miembros de la Unión Europea y para casi todos los miembros de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (5 de octubre de 1961), quedando excluidos sólo diez países. Desde este convenio, la necesidad de legalización de documentos procedentes del extranjero se sustituye por la colocación de una apostilla. En virtud de acuerdos especiales, no es necesario apostillar ni legalizar documentos expedidos por: Austria, Bélgica, Dinamarca, Francia, Alemania, Irlanda, Letonia. Para saber qué países han ratificado el mencionado Convenio, puedeDescargue ahora nuestro PDF completo a continuación:

Comprendiendo las Apostillas: Definición y Uso

Una apostilla verifica la firma de documentos públicos, autentica la capacidad del signatario y valida el sello o timbre en el documento.

Apostilla vs Postilla

Cuando se discute si utilizar el término «Apostille» o «Postille», es más común ver «Apostille», ya que es el término acordado en la Convención de La Hague. La Apostilla suele ser el sello o el timbre en un certificado.

¿Qué incluye una apostilla?

Una certificación de Apostilla siempre incluye la siguiente información:

  • País de fijación
  • Nombre del funcionario que firmó el documento original
  • Capacidad en la que han actuado
  • Identificación del sello o estampa
  • Lugar donde se ha fijado
  • Fecha de emisión
  • Nombre de la autoridad emisora
  • Número de registro de apostilla
  • Sello o estampa de la autoridad
  • Firma del representante de la autoridad
¿Qué es la apostilla Italia Estados Unidos?

Lograr la validez internacional de una apostilla italiana

Para que un documento sea apostillado en Italia, debe firmar el funcionario público registrado en la oficina gubernamental del país emisor del documento. Por tanto, no es posible apostillar un documento privado o sin firmar. Según el tipo de documento, la organización responsable de emitir una Apostilla puede variar.

Apostillas en Italia

En Italia, existen principalmente dos autoridades designadas para colocar la Apostilla en un documento público emitido por una autoridad italiana:

  • Prefectura
  • La Fiscalía

Prefectura

Para que una Prefectura italiana legalice un documento, es esencial contar con una firma manuscrita de un funcionario público cuya firma esté registrada.

En Italia, la Prefectura es el lugar al que llevarías documentos como:

  • Documentos emitidos por municipios
  • Documentos emitidos por Cámaras de Comercio
  • Documentos de universidades públicas
  • Documentos de escuelas
  • Certificados de ministerios

Estos son todos documentos que no han sido emitidos por autoridades judiciales. En el caso de que un documento haya sido emitido por una autoridad judicial, debería ser apostillado en la Fiscalía. 

Requisitos territoriales

Para cumplir con los requisitos territoriales para la apostilla de documentos, es necesario asegurarse de que la Prefectura esté ubicada en el mismo lugar que la entidad en la que se emitió originalmente el documento. Para demostrarlo, un certificado de nacimiento emitido en Florencia debe estar apostillado por la Prefectura de Florencia y no se puede hacer en ningún otro lugar.

Sin embargo, si la persona vive en una ciudad que no está cerca del lugar de emisión original, puede adquirir una copia certificada en su nueva ciudad. Sólo entonces podrán apostillar el documento en la prefectura local.

Apostillas en la Fiscalía

Cuando un documento no califica para ser apostillado en la Prefectura, la Fiscalía es donde lo llevarás.

Los documentos a apostillar en la Fiscalía incluyen:

  • Documentos firmados por un funcionario judicial
  • Certificados de cargos pendientes
  • Certificados de antecedentes penales
  • Traducciones certificadas
  • Actos notariales

¿Qué es un Agente de Apostilla?

Para facilitar el proceso de Apostilla, puede designar agentes de Apostilla. Entonces, ¿qué es un agente de Apostilla? En pocas palabras, un individuo o una empresa puede utilizar un agente de Apostilla para ayudarlo a navegar por el proceso de Apostilla, asegurando que sus documentos sean válidos para uso internacional. Los agentes de apostillas son abogados y procuradores que tienen experiencia en el manejo de diferentes regulaciones para varios países y pueden agilizar el proceso.

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Notarizado vs Apostilla

Una Apostilla tiene un propósito similar al de un notario, pero ¿qué distingue cuando algo necesita ser notariado frente a una Apostilla? Mientras que un notario verifica la autenticidad de las firmas en los documentos que se utilizarán dentro de un solo país, una Apostilla se puede utilizar para autenticar documentos para uso internacional. El certificado de Apostilla simplemente se adjunta al documento original y se valida con un sello o sello oficial, que es la Apostilla propiamente dicha.

¿Dónde se puede utilizar una apostilla?

Los escenarios en los que se le puede solicitar que obtenga una Apostilla pueden variar. Algunos ejemplos que potencialmente requieren una Apostilla son la adopción internacional, los documentos educativos y el matrimonio en el extranjero, entre otros. También es posible que necesite una Apostilla del certificado de naturalización o una copia del pasaporte Apostilla.

La Convención de La Haya y las Apostillas van de la mano. En esencia, la Convención de La Haya simplifica el proceso de autenticación de documentos para los países involucrados. Los países del Convenio de La Haya son aquellos países que requieren una Apostilla. En el caso de Italia y Estados Unidos, ambos países son países del Convenio de La Haya, por lo que es apropiado utilizar una Apostilla.

Los países que no forman parte de la Convención de La Haya a menudo requieren legalización. Por ejemplo, si necesita presentar un documento legal en Canadá como ciudadano de los Estados Unidos, debe legalizar el documento.

Diferencias entre una Apostilla y una Legalización

Es importante no confundir Apostilla con legalización. La diferencia más distintiva entre una Apostilla y una legalización es dónde se utiliza cada una. Si bien ambos se utilizan para autenticar documentos, la legalización es un proceso más largo y desafiante. Además, existen pocos países en los que se puede utilizar una Apostilla.

Comparada con una Apostilla, la legalización es un concepto más amplio. Debes realizar el proceso de legalización en el caso de que te encuentres en un país que no haya firmado la Convención de La Haya. A diferencia del sencillo proceso de obtención de una Apostilla, la legalización requiere la participación de múltiples autoridades. Los dos procesos pueden comenzar igual, pero la legalización resulta más complicada y compleja.

Proceso de Legalización

  1. Notarización y Certificado: El documento debe ser llevado a un notario público para recibir notarización.
  2. Autenticación estatal: El documento debe ser autenticado a nivel estatal.
  3. Certificado de Autenticación: El documento previamente autenticado debe luego ser presentado al Departamento de Estado de los Estados Unidos.
  4. Validación final: Finalmente, el documento debe ser presentado al consulado o embajada en el país de uso para la validación final.

Después de comparar los procesos, queda claro que la legalización es más complicada y compleja que el proceso de obtener una Apostilla. Como se mencionó anteriormente, ambos se utilizan para autenticar documentos en países extranjeros. Los países que han firmado la Convención de La Haya permiten un proceso simplificado, que consiste en obtener una Apostilla, y los países que no han firmado requieren el proceso más complicado de legalización.

Documentos necesarios

Al solicitar una Apostilla en un país diferente, la documentación a apostillar debe presentarse completando el formulario correspondiente proporcionado. El interesado o un delegado no necesita una cita previa. Para mejorar la precisión y el cumplimiento legal de la presentación, se recomienda encarecidamente involucrar a abogados en el proceso. Por supuesto, los abogados deben firmar su documento para verificar su identidad, pero proporcionan una orientación valiosa, asegurando que la documentación cumpla con todos los requisitos legales necesarios. Simplifican el procedimiento de apostilla para obtener un resultado más eficiente y confiable.

Alternativamente, las personas pueden optar por un servicio por correo. En este caso, el interesado puede enviar la documentación junto con una solicitud firmada especificando sus necesidades. Sin embargo, la persona debería consultar a un abogado para garantizar la precisión de todos los documentos a presentar.

Si se elige el método por correo, también es necesario incluir un sobre con franqueo pagado y con la dirección exacta del remitente para el retorno de la certificación. En este caso, se niega toda responsabilidad en caso de no entrega de los documentos debido a franqueo insuficiente u otros problemas atribuibles al servicio postal.

Al solicitar una Apostilla en Italia, los documentos iniciales requieren la siguiente información: [continuar con la información específica].

  • país de origen del documento
  • nombre y cargo del firmante
  • nombre de la autoridad que coloca el sello o timbre (para documentos sin firmas)
  • lugar de emisión, fecha de emisión, autoridad emisora
  • número de certificado
  • sello o timbre de la autoridad emisora
  • firma del funcionario autorizado

Una vez que la aplicación esté completada y aprobada por la autoridad estatal o nacional correspondiente, su documento público es oficialmente válido para uso internacional en cualquier país participante.

Después de informarse sobre la documentación, es posible que se pregunte acerca del tiempo y los costos.

¡Contáctenos hoy para obtener cualquier información adicional!